第一节 合同管理业务概述

一、定义

本手册所称的合同是指本单位与平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

聘用合同、劳动合同、人员保密协议等按照单位其他相关规定执行。

下列事项应当订立合同：

（一）项目可行性研究、勘察、设计、施工、集成、监理以及与项目有关的设备、材料和软件的采购；

（二）金额在2万元以上的单项货物和服务的采购；

（三）承担或委托其他单位承担科研项目；

（四）房屋购置、租赁和转让；

（五）对外提供技术服务；

（六）对外开展合作交流；

（七）其他需要订立合同的事项。

二、业务范围

合同管理分为合同签订与审批、合同履行和纠纷处理、合同变更、解除或提前终止、合同台账及归档等多个环节，旨在明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行，切实维护本单位的合法权益。

三、涉及的部门（单位）及职责

行政办公室是合同的归口管理部门，具体履行以下职责：

（一）宣传贯彻国家颁布的法律、法规和规章；

（二）制定合同管理制度并组织实施；

（三）负责合同文本法律审查和合同审查会签程序流转；

（四）负责合同标准文本的起草、颁布、推广和修订；

（五）参与合同谈判、起草、审查和签订工作；

（六）监督合同履行情况，协助解决合同纠纷；

（七）合同文本、对方当事人资信证明材料等的备案管理；

（八）管理合同专用章和法定代表人授权委托书；

（九）维护合同管理台账及其他统计信息；

（十）其他与合同管理有关的工作。

财务部是合同财务审查部门，主要履行以下职责：

（一）合同金额是否在预算内，定价是否合理；

（二）财务条款是否准确、规范、齐备，是否符合财务管理制度要求；

（三）付款方式是否满足预算执行要求；

（四）合同涉及的其他问题。

合同主办部门负责代表本单位订立和履行合同。合同主办部门负责人是本部门经办合同的第一责任人，负责管理本部门在履职过程中产生的合同签订和履行工作，并确定具体承办人作为合同经办人落实相关工作。

合同主办部门在合同订立和履行过程中承担以下职责：

（一）组织对方当事人资格审查，将对方当事人的资格审查材料交行政办公室备案；

（二）负责合同文本的拟定、送审、对接、修改、备案；

（三）组织合同项目的协商或谈判；

（四）签署和履行合同，处理合同履行中的问题，向行政办公室通报合同履行情况；

（五）保管合同文本以及合同履行过程中产生的签证、记录和合同变更、索赔等档案材料，并在合同执行完毕后移交行政办公室归档；

（六）负责处理合同纠纷。

四、涉及的部门（单位）内部岗位分工

（一）行政办公室内部岗位分工情况

1.合同管理岗：

（1）负责制定合同管理相关制度；

（2）负责对本单位合同进行统一分类和连续编号，建立合同台账；

（3）负责对合同的履行情况实施有效监控；

（4）负责保管公章/合同专用章及合同盖章管理；

（5）协助处理合同纠纷。

（二）合同主办部门内部岗位分工情况

1.合同经办岗：

（1）负责合同文本的拟定、送审、对接、修改、备案；

（2）组织合同项目的协商或谈判；

（3）签署和履行合同，处理合同履行中的问题；

（4）保管合同文本以及合同履行过程中产生的签证、记录和合同变更、索赔等档案材料，并在合同执行完毕后移交行政办公室归档。

（5）负责处理合同纠纷。

本手册所参考政策法规如下：

（一）国家政策法规：

1.《中华人民共和国合同法》（中华人民共和国第九届全国人民代表大会第二次会议于1999年3月15日通过，于1999年10月1日起施行）；

2.《中华人民共和国劳动合同法实施条例》（国务院令第535号）；

3.《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）。

（二）河南省政策：

1.《河南省经济合同监督管理办法》。